2. Mitgliederverwaltung
Verwaltung und Fakturierung
| Tarifposition | Unser Angebot | Ihre Aufgabe | Nutzen für Ihren Verein |
| 2.1. |
Erfassung, Speicherung und Komplettierung der Daten aller Aktivmitglieder, fakturagerechte Aufbereitung aller Informationen. Sie bezahlen eine einmalige Pauschale für die komplette Erstellung einer vollständigen Mitgliederverwaltung. |
Sie liefern uns alle verfügbaren Daten Ihrer Aktivmitglieder. Dazu ist uns jedes Format recht, sei es als Excel-Liste, handschriftliche Notizen in einer Kartonschachtel oder wir beginnen ganz auf der "grünen Wiese" mit einem Rundschreiben an alle Mitglieder. |
Wir erstellen Ihre Mitgliederverwaltung mit Standardsoftware, die jederzeit einem internen Mitglied Ihres Vorstandes weitergegeben werden kann. Das Know How bleibt bei Ihnen. Die Arbeit wird von externen Profis durchgeführt. Sie können zu jedem Zeitpunkt ohne Wartezeit die Pflege Ihrer eigenen Mitgliederverwaltung selber übernehmen und uns - im Bedarfsfall - auch wieder zurückübertragen. |
| 2.2. | Ausdruck von Rechnungen (inkl. Einzahlungsschrein) zum von Ihnen gewünschten Zeitpunkt) | Sie bestimmen die Häufigkeit (Monats-, Quartals-, Semester- oder Jahresrechnung) und melden uns zusätzlich zu fakturierende Positionen (Lizenz-, Trainermarken, zusätzliche Pauschalen oder Abzüge) | Zum angegebenen Zeitpunkt erhalten Ihre Mitglieder die gewünschten Rechnungen, Ihr Kassier erhält eine Kopie jeder Rechnung als Beleg zeitgleich zugestellt. |
| 2.3. | Wir legen den Rechnungen Ihre eigenen Prospekte, Flyer, internen Nachrichten und andere Informationen bei | Sie liefern die gewünschten Beilagen termingerecht bei uns an | Wir lagern Ihre Aussendungen bei uns und verschicken diese termingerecht, in einwandfreier Verpackung |
| 2.4. | Wir führen Ihre Mitgliederlisten in Excel oder direkt in ADDED und senden Ihnen wöchentlich eine aufdatierte Liste | Sie melden uns Mutationen in Ihrem Verein termingerecht und kontrollieren die von uns zur Verfügung gestellten Listen | Sie verfügen jederzeit über aktuelle Präsenz- und Mitgliederlisten |
| 2.5. | Wir führen das Inkasso nach Ihren Wünschen und Anforderungen durch (sanft bis grob - inkl. Zahlungsbefehle und Fortsetzungsbegehren) | Sie melden uns Zahlungseingänge von Mitgliedern verzögerungsfrei (Abstreichen auf der von uns zur Verfügung gestellten Debitorenlisten) | Ihr Kassier wird nicht involviert in den Prozess der Mittelbeschaffung, kann dadurch neutral bleiben |
Inbegriffen in den obigen Dienstleistungen:
- Plausibilitätsprüfung aller eingegebenen Daten (Alter, Geschlecht, Postadresse, Mailadresse)
- Anpassung der Faktura-, Gutschrifts- und Mahnformulare an die Daten Ihres Vereins
- Einrichtung der BESR-Einzahlungsscheine (Sie liefern uns die dafür notwendigen Bankdaten)
- Erfassung von verkauftem Material an Mitglieder (Fakturierung mit normalem Rechnungszyklus)
- Kommunikation mit Ihrem vereinsinternen Materialwart und Kassier (Buchhalter)
- Wir erinnern Sie und Ihren Vorstand an wichtige Termine (Jubiläen, Geburtstage)